ممکن است شما هم مانند بسیاری از افراد دیگر با شنیدن نام «جلسه» به فکر ساعت‌های طولانی، بحث‌های بی‌نتیجه و اتلاف وقت بیفتید. شاید هم بارها با خود گفته باشید که چرا باید ساعت‌ها وقتم را در جلسات بی‌ثمر هدر دهم؟ خیلی ها بدلیل ترس از «نحوه صحبت در جلسات اداری » یا عدم اعتماد به نفس و عدم اطمینان از اینکه «در جلسه با مدیران چه بگوئیم» از شرکت در جلسات بیم دارند. واقعیت این است که جلسات، همچنان یکی از ابزارهای ارتباطی موثر برای پیشبرد فعالیت‌ها، پیگیری امور جاری سازمان و تصمیم سازی درخصوص اهداف استراتژیک سازمانی است. پس باید به فکر مدیریت جلسات به شکلی کارآمد و موثرتر باشیم.
مدیریت جلسات یک هنر و همچنین یک مهارت است که برای برگزار ی مفید جلسات و یا به بیانی دیگر مدیریت موثر جلسات، مورد توجه مدیران ارشد و میانی سازمانهاست. اگر مدیرعامل شرکتی هستید و می‌خواهید مدیریت جلسات را به بهترین نحو انجام دهید، باید فضایی آرام و صمیمی و در عین حال جدی و عملیاتی ایجاد کنید تا اعضای جلسه بتوانند به راحتی ایده‌های خود را مطرح کنند و با دقت به ایده‌های دیگران گوش دهند. نرم افزار مدیریت جلسات پدیدار یکی از جامعترین سامانه مدیریت جلسات بر بستر وب می باشد. با نرم افزار جلسات و پیگیری مصوبات پدیدار، زمان و مکان جلسات را به راحتی تنظیم و به خوبی مدیریت کنید. دیگر نیازی به پیگیریهای مداوم برای هماهنگی با افراد نیست و همه اعضا به‌موقع از زمان جلسه مطلع می‌شوند. افراد می توانند درصورت عدم امکان حضور، به محض دریافت پیامک دعوت به جلسه، نسبت به اعلام عدم امکان حضور خود اقدام نمایند. چگونه مهارت در مدیریت جلسه اداری داشته باشیم؟ برگزاری یک جلسه موثر و مدیریت جلسه نکات ظریفی دارد که آگاهی از آن میتواند کمک بزرگی به موفقیت کاری افراد و در نهایت موفقیت سازمانها کند. امروزه سازمانهای خلاق برای برگزاری موثر جلسات، دارای دستورالعمل برگزاری جلسات اداری هستند و به خوبی اصول برگزاری جلسه را رعایت می کنند.
سامانه مدیریت جلسات پدیدار با ارائه راهکارهای نوین برگزاری جلسات، ارزش افزوده‌ای بی‌نظیر برای سازمانها ایجاد می‌کند. یکی از مزایای اصلی این سامانه، صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌های سازمانی است. در گذشته، سازمانها زمان زیادی را صرف هماهنگیهای دستی، اطلاع‌رسانی و پیگیری مصوبات می‌کردند. در این سامانه، تمامی فرآیندها مکانیزه شده و زمان اطلاع رسانی و یا اجرای آنها به‌طور چشمگیری کاهش یافته است. همچنین، شفافیت بیشتر در فرآیندها یکی دیگر از مزایای این سامانه است. ثبت تمامی مصوبات و وظایف مرتبط با هر جلسه، اطمینان از پیگیری دقیق آنها را فراهم می‌کند. این شفافیت باعث افزایش اعتماد و بهره‌وری کلی در سازمان می گردد. سامانه مدیریت جلسات پدیدار دارای بخشی با عنوان مدیریت وظایف است که امکان پیگیری خودکار وظایف تعیین‌شده در جلسات را فراهم می‌کند و هماهنگی بین بخش‌های مختلف سازمان را افزایش می‌دهد.
از جمله ویژگیهای مهم این سامانه می‌توان به برنامه‌ریزی هوشمند و تطبیق زمان‌های آزاد شرکت‌کنندگان و مکان‌های در دسترس اشاره کرد. این قابلیتها به‌ویژه در سازمانهای بزرگ که تعداد جلسات بیشتری برگزار میشود، از اهمیت بالایی برخوردار است. علاوه بر این، سامانه مدیریت جلسات پدیدار با بهره‌گیری از سیستم مدیریت تداخل‌ها از برگزاری جلسات همزمان در مکان یا زمان یکسان جلوگیری می‌کند. یکی دیگر از ویژگیهای این سامانه، رابط کاربری مدرن و ساده است که امکان استفاده آسان را برای تمامی کاربران، حتی کسانی که تجربه کمتری در استفاده از سامانه های نرم افزاری دارند، فراهم می‌کند. امکانات گزارش‌گیری متنی و گرافیکی پیشرفته به مدیران این امکان را می‌دهد تا گزارش‌های متنوعی از جلسات برگزارشده تهیه کنند و بر اجرای وظایف محوله نظارت داشته و پیگیری مصوبات را با شفافیت بالا دنبال نمایند.
یکی از امکانات کلیدی این سامانه، ارسال یادآورها و دعوت‌نامه‌های خودکار از طریق ایمیل و پیامک است. این قابلیت نه تنها زمان اطلاع‌رسانی را کاهش می‌دهد، بلکه اطمینان از اطلاع همه شرکت‌کنندگان از زمان و مکان جلسه را فراهم می‌کند. امکان ثبت و آرشیو جلسات، این سامانه را به یک ابزار قدرتمند برای مدیریت تاریخچه جلسات، بررسی و پیگیری مصوبات جلسات قبل تبدیل کرده است. تمامی اطلاعات دیگر نیز، از قبیل دستورجلسه، شرکت‌کنندگان، مصوبات و مستندات مرتبط، به صورت خودکار ذخیره شده و در هر زمان قابل دسترسی هستند. سامانه مدیریت جلسات پدیدار با قابلیت مدیریت شرکت‌کنندگان نیز به کاربران امکان می‌دهد تا حضور، تاخیرات و غیبت افراد را ثبت کرده و نظرات آنها را در سامانه ثبت کنند. همچنین امکان اعلام عدم حضور شرکت کنندگان نیز به راحتی قابل ثبت و ارسال می باشد. این قابلیتها به تحلیل جلسات و تصمیم گیری مدیران کمک می کند.
بهترین روش مدیریت جلسات چگونه است؟ معمولا، در سازمانهایی که جلسات بصورت هدفمند برگزار می شوند، فرد یا افرادی مسئولیت برگزاری و هماهنگی این جلسات را بر عهده دارند. ولی از آنجا که این افراد، این وظیفه را در کنار سایر وظایف خود بر عهده دارند، غالباً این امر برای آنها با مشکلاتی همراه بوده و وقت زیادی از این افراد صرف انجام امور مربوط به جلسه میشود.
ساده ترین روش مدیریت مصوبات و پیگیری های آن چگونه است؟ معمولا، در جلسات برگزار شده، مصوباتی تصویب می شود که نیاز به پیگیری و اجرا دارد و پس از اجرا نتیجه به اطلاع تاییدکنندگان مصوبه برسد. ولی از آنجایی که این مصویات بصورت کاغذی و دستی و غیرمتمرکز هستند، مشکلاتی در نحوه اجرا مصوبه همراه می شود و وقت زیادی را از پیگیری کنندگان جلسه می گیرد. استفاده از یک سامانه نرم افزاری که به صورت کاربردی، تمامی مراحل یک جلسه، از هماهنگیهای قبل از تشکیل جلسه تا پیگیریهای نتایج جلسه و ارائه گزارشات مربوطه را در برداشته و مکانیزه نماید، میتواند نقش ارزنده ای در تسهیل مدیریت جلسات داشته باشد.
از مهمترین ویژگیهای این سامانه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- امکان تعریف و مدیریت همزمان چندین جلسه
- امکان ثبت و تعیین دبیر، مدیر، اعضاء و مدعوین جلسه
- امکان تعریف کارگروه و گروه های تخصصی ذیل کارگروه
- امکان اطلاع رسانی به مسئولین دفاتر افراد درخصوص برنامه جلسات فرد
- امکان تعریف شرح وظایف برای هر کارگروهها و گروههای تخصصی
- امکان تعریف دستورات جلسه به تفکیک برای هر کارگروه و یا گروه تخصصی و یا جلسه
- امکان ارسال دستورات جلسه برای دبیر و رئیس جلسه
- امکان انجام نظر خواهی دبیر جلسه از پیشنهاد دهندگان دستورات جلسه و اخذ تاییدیه دستور جلسه از رئیس جلسه
- چک کردن کاملا خودکار تقویم کاری اعضا و نمایش تداخالت زمانی و هشدار در زمان ثبت جلسه
- چک کردن کاملا خودکار تقویم سالن برگزاری جلسه بابت رزرو و نمایش تداخالت زمانی
- تولید و ارسال اتوماتیک فرم های دعوتنامه برای کلیه اعضاء جلسه
- امکان اعمال تنظیمات اطلاع رسانی و یاددآوری از طریق اس ام اس و ایمیل به مخاطبین جلسه
- امکان لغو جلسه و اطلاع رسانی به اعضا به صورت کاملا خودکار از طریق ایمیل و اس ام اس
- امکان ثبت و اسکن انواع فایل های ضمیمه مربوط به جلسه
- تولید و ارجاع صورتجلسه به صورت اتوماتیک در صورت نهایی شدن جلسه
- ثبت مصوبات جلسه و تعیین افراد مجری و مهلت انجام آن ها
- ارسال مصوبات برای مجریان تعیین شده هر فعالیت
- امکان تعریف چندین اقدام کننده برای هر مصوبه
- ارسال اقدامات به اقدام کنندگان تعیین شده به صورت اتوماتیک
- قابلیت پیگیری اقدامات ارسالی به اقدام کنندگان توسط مجری مصوبه و دبیر جلسه
- قابلیت پیگیری وضعیت مصوبه از مجری آن توسط دبیر جلسه
- امکان رویت روند پیشرفت یک فعالیت تعیین شده
- امکان نمایش مصوبات معوقه به تفکیک کارگروه و گروه تخصصی در زمان تشکیل جلسه جدید
- امکان دریافت گزارش از وضعیت پیشرفت مصوبات
- ایجاد لیست پیگیری های اقدامات مصوب شده در جلسات
- ایجاد گزارشات کامل و کاربردی از تمامی مراحل اجرای مصوبات
- وجود موتور گزارشساز گرافیکی و متنی با قابلیت ایجاد هر نوع گزارش گرافیکی، متنی و مدیریتی دلخواه
- سازگار با کلیه مرورگرهای اینترنتی
- سرویس‌گرا و دارای قابلیت برقراری ارتباط با دیگر سامانه‌های آن سازمان
- امکان گزارش گیری بر اساس نوع جلسه، واحد سازمانی، بازه زمانی، محل برگزاری، وضعیت جلسه، مصوبات جلسه، دستورات جلسه، عضو اصلی، عضو مدعو، مدیر یا دبیر جلسه، و ...
- تعداد کل جلسات من و به تفکیک نوع آن
برای مشاهده لیست کامل محصولات ما اینجا را کلیک کنید
