سامانه یکپارچه مدیریت اطلاعات - با رویکرد ERP دانشگاهی
در راستاي معرفي اجمالي سامانه، فقط مي توانيم به بعضي از اصول و عمليات بنيادي سامانه اشاره نماييم. به هرحال گستردگي عمليات و امکانات به اندازه اي است که شرح کليه جزئيات و امکانات در اينجا ناممکن خواهد بود. ناگزیر در دو بخش تحت عناوين ساختار سامانه و امکانات سامانه، موارد مهم و اساسي سامانه را مورد توجه قرار مي دهد.
1- ساختار سامانه این سامانه براساس يک ساختار مبتني بر وب و سرویسهای تحت وب با ساختار سرویس گرا طراحي شده است. با طراحي مبتني بر وب امکان انجام تمامي امور در هر مکاني فراهم مي شود. به عنوان مثال مي توان به ثبت اطلاعات نظارت و ارزیابی پروژه ها یا دریافت انواع گزارشات گرافیکی تحلیلی از راه دور و از هر محل دلخواه اشاره نمود. بديهي است اين امر نيازمند مکانيزم امنيتي مناسبي جهت شناسايي کاربران و عمليات مجاز آنها بوده و البته تدابير لازم در سامانه منظور شده است. کلیه اسناد و فایلهای بارگذاری شده در سامانه و همچنین تمامی اطلاعات موجود در بانک اطلاعاتی سامانه توسط الگوریتمهای رمزنگاری بسیار قوی و محلی سامانه کد شده و ثبت می گردد. در این معماری بیشتر از متد سرویس گرا و استفاده از وب سرویس ها در جهت هماهنگی کامل با سایر سامانه ها استفاده شده است. ...
2-امکانات سامانه به طور کلي سیمای دانشگاه کليه امور اجرايي مرتبط با مدیریت دانش، پژوهش و فناوری را در دانشگاهها و مراکز پژوهشی کشور از لحظه دریافت آر.اف.پی، ارائه ایده، ارائه پروپزال،مدیریت و کنترل پروژه جدید تا پایان حیات پروژه و سپس عمليات بعد از خاتمه یافتگی پروژه را به صورت مکانيزه پشتيباني می نمايد. همچنین در مواردی مانند مدیریت قراردادها و تفاهم نامه ها کلیه امور مرتبط با عقد، امضاء و گردش قراردادها و تفاهم نامه ها در سازمان بصورت الکترونیکی صورت می پذیرد. کلیه جلسات با استفاده از سامانه مدیریت جلسات که کلیه راهکارهای نوین در مدیریت جلسات را دربر دارد اداره و مدیریت می گردد. زیرسامانه فرآیند ساز و مدیریت فرآیندها کلیه فرآیندهای مورد نیاز را بدون نیاز به دانش کد نویسی و در زمان بسیار بسیار کوتاه طراحی و پیاده سازی می نماید و مدیریت امور دردست اقدام و کارتابل کاربران سامانه را فراهم می سازد. بی شک یکی از کاملترین ماژولها و زیر سامانه های مرتبط با مدیریت و کنترل پروژه در این سامانه تعبیه شده است. این زیر سامانه کلیه امکانات و توانمندیهای سامانه نرم افزاری MSP را دارا بوده و قابلیت دریافت و ارسال اطلاعات به نرم افزارهای MSP و Primavera Project Planner را دارد. این زیرسامانه دارای قابلیت ترسیم گانت چارت، پرت چارت و سی پی ام است. تقویم منابع و فعالیتها، تخصیص و تسطیح منابع، مسیرهای بحرانی و ... را دارا بوده و قابلیت فیلتر نمودن در بازه های زمانی خاص، ایجاد سطوح دسترسی متفاوت به اطلاعات و ... را داراست. وجود رویه های متعدد ارزیابی، شامل ارزیابی مراکز تحقیقاتی، ارزیابی پروژه ها و طرحهای تحقیقاتی، ارزیابی گزارشات پروژه، ارزیابی ایده، پروپزال، مقاله، کتب، نشریه و ... باعث شده است سیمای دانشگاه بعنوان یکی از جامع ترین سامانه های ارزیابی در حوزه پژوهش و فناوری معرفی گردد.
مدیریت دانش، مدیریت دانایی یا مدیریت اندوخته‌های علمی : به معنای در دسترس قرار دادن نظام‌مند اطلاعات و اندوخته‌های علمی است، به گونه‌ای که به هنگام نیاز در اختیار افرادی که نیازمند آنها هستند، قرار گیرند تا آنها بتوانند کار روزمره خود را با بازدهی بیشتر و موثرتر انجام دهند. مدیریت دانش شامل یک سری استراتژی و راهکار برای شناسایی، ایجاد، نمایندگی، پخش و تطبیق بینش‌ها و تجارب در سازمان می‌باشد. مديريت دانش، رويکرد نظام مند خلق، دريافت، سازماندهي، دستيابي و استفاده از دانش و آموخته ها در سازمانهاست و به بهبود تصميم گيري، انعطاف پذيري بيشتر، افزايش سود، کاهش بار کاري، افزايش بهره وري، ايجاد فرصت هاي جديد کسب و کار، کاهش هزينه، سهم بازار بيشتر و بهبود انگيزه کارکنان کمک ميکند. مدیریت موثر دانش سازمانها را از زیان های ناشی از خاتمه ارتباط مدیران و کارکنان با شرکت حفظ نموده و گسترش مفاهیم کلیدی را در سطح زیر واحدهای سازمان تسهیل می نماید. در شرایط کنونی بسیاری از سازمانهای فعال در عرصه داخلی جهت استفاده از مزیت های رقابتی حاصل از فرآیندهای دانشی، به کشف، خلق، انتشار و استفاده از دانش همت گمارده اند.
موفقيت در زمينه مديريت دانش نيازمند ايجاد يك محيط جديد كاري با زیرساخت مناسب ميباشد كه دانش و تجربه بتوانند براحتي تسهيم و به اشتراک گذاشته شوند. براي تحقق اين مقصود، بايد فنـاوري و فرايند را در سامانه های نرم افزاری مناسب مدنظر قرار داد. رفتارهاي سازماني بايد چنان همراستا شـوند كـه اطلاعـات و دانش، ادغام شده و به افراد مناسب و در زمان مناسب برسد تا بتوانند با بهره وري بيشتر عمل كنند. گروه سامانه پردازان پدیدار با توجه به این مهم و در راستای مدیریت بهینه دانش سازمانی، سامانه جامع مدیریت دانش خود را با استفاده از آخرین استانداردهای موجود در این حوزه طراحی و پیاده سازی نموده و کلیه دانش های سازمانی مرتبط با موضوع سامانه از قبیل اطلاعات و گزارشات پروژه ها، ایده ها، پروپزال ها، قراردادها، مقالات، کتب، نشریات، پایان نامه ها، همایش ها و کنفرانس ها، اختراعات و اکتشافات و ... را در قالب یک زیرسامانه جامع در اختیار کاربران سیمای دانشگاه قرار می دهد. .
بدلیل گستردگی سامانه و وجود بالغ بر 20 زیرسامانه ها که هریک خود سامانه ای بزرگ محسوب می گردد. امکان شرح کامل این سامانه فراهم نبوده و در زیر به مهترین زیرسامانه های موجود در این سامانه می پردازیم
منابع انسانی
ساختارهای سازمانی
نظام پیشنهادات
با توجه به تحت وب بودن سامانه بررسی اختراعات، دسترسی به سامانه و انجام امور محوله از هر نقطه ای امکان پذیر می باشد
کارتابل محور
تمامی ذی نفعان سامانه دارای کارتابل اختصاصی بوده و به محض ورود به سامانه فعالیتهای ارجاع شده به آنان در کارتابل نمایش داده می شود
اطلاع رسانی رویدادها
هر رخداد سامانه برحسب مورد به یکی از متقاضیان، داوران، سرممیزها و مدیران سامانه از طریق پیامک و ایمیل اطلاع رسانی شده تا انجام امور در کمترین زمان ممکن صورت پذیرد
رهگیری درخواست
متقاضیان بررسی اختراع و مدیران دفاتر مالکیت فکری می توانند در هر زمان نسبت به مشاهده موقعیت و وضعیت فعلی اختراع و رهگیری آن اقدام نمایند
