سامانه هوشمند آرشیو الکترونیکی اسناد سازمانی
مدیریت هوشمند، دسترسی سریع، امنیت بیشتر
در دنیای امروز که سرعت و دقت حرف اول را میزند، آرشیو الکترونیکی اسناد به یک ضرورت اجتناب ناپذیر برای سازمانها، شرکتها، مؤسسات آموزشی و حتی افراد تبدیل شده است. دیگر نیازی به قفسه های پر از پرونده، جستجوی وقت گیر در میان کاغذها یا نگرانی درباره آسیب دیدن اسناد مهم نیست. با استفاده از سامانه های پیشرفته آرشیو دیجیتال، اسناد شما به صورت هوشمندانه مدیریت شده و تنها با چند کلیک در دسترس خواهند بود
سازمانها جهت انجام فعاليتها، تبادل با محيط و تامين قابليت پاسخگويي، ناگزير به ايجاد، نگهداشت و استفاده از مدارك معتبر، قابل اطمينان و همچنين حفظ امنيت آنها در طول حیات سازمان، هستند. بدين ترتيب بكارگيري سامانه ای هوشمند كه كليه فعاليتهاي مربوط به اسناد و مدارك را بطور ساختاریافته پوشش داده و بتواند نقطه قابل اتكائي در تامين نيازهاي اطلاعاتي بخشهاي مختلف سازمان باشد ضروري به نظر مي رسد. نگهدارى و طبقه بندى دانش سازمانى، صرفه جويي در حجم كاغذ مصرفى درون سازماني، كاهش مراجعات ارباب رجوع، پيگيري مكانيزه، كاهش حجم بايگاني فيزيكى، افزايش سرعت دسترسي به سوابق و پرونده ها، سرعت بخشيدن به كارهاي روزمره و ...از جمله دلایل ایجاد سامانه هوشمند آرشیو الکترونیکی است.
نگهداری، دسترسی و حفظ امنیت اسناد و پرونده های کاغذی یکی از مشکلات جاری هر سازمان و گستردگی آن به اندازه وسعت سازمان است. سامانه هوشمند مدیریت اسناد پدیدار در راستای رفع این مشکل و کمک به مدیران سازمان ها و دانشگاه ها طراحی شده است. کاهش هزینه های مرتبط و سایر مشکلات نظیر فضای مورد نیاز برای نگهداری اسناد، سرعت و سهولت در دسترسی به اسناد، حفظ امنیت سندها و امکان دسترسی چندین نفر بصورت همزمان به محتوای یک پرونده یا سند ،از جمله اهداف طراحی و پیاده سازی این سیستم می باشد. سامانه هوشمند مدیریت اسناد پدیدار کاملا مبتنی بر وب، سرویس گرا و کاربرپسند طراحی شده به نحوی که تمامی اطلاعات مورد نیاز کاربران سامانه به سرعت و در یک صفحه به شکل زیبایی در اختیار وی قرار گرفته است .
آرشیو اسناد مالی و اداری یک سازمان به شیوه‌های سیستمی جدید در ثبت، نگهداری، طبقه بندی منظم و ایجاد امنیت هرچه بیشتر اطلاعات تأثیرگذار است. نرم افزار بایگانی اسناد به شما این امکان را می‌دهد تا اسناد، اطلاعات، فایل‌ها و مدارک مختلف را با حفظ محدوده‌های امنیتی ذخیره نمایید. همچنین با تعریف فیلدهای اطلاعاتی پویا بر روی اطلاعات ذخیره‌شده، قابلیت جستجو و گزارش‌گیری گسترده‌ای را در اختیار کاربر قرار می‌دهد. علاوه بر این در این سامانه ضمن امکان مدیریت چندین بایگانی بصورت همزمان با توجه به پیاده سازی قابلیت مدیریت دسترسی ها و حیطه بندی های افراد به پرونده‌ها، انعطاف‌پذیری سیستم برای مدیریت هوشمند و آرشیو الکترونیک انواع اسناد و مدارک ایجاد شده با تعریف سطوح دسترسی کاملا متفاوت را فراهم می سازد
در عصر دیجیتال، حجم انبوه اسناد و اطلاعات در سازمانها، مؤسسات،
و حتی زندگی شخصی، نیاز به راهکارهایی کارآمد برای ذخیره سازی، سازماندهی،
بازیابی،
و مدیریت اسناد
را بیش از پیش آشکار ساخته است. سیستمهای مدیریت اسناد الکترونیکی
(Electronic Document Management Systems - EDMS) به عنوان یکی از کلیدی ترین فناوریهای این حوزه، با جایگزینی فرایندهای دستی و کاغذمحور
با روشهای هوشمند دیجیتال، تحولی اساسی
در مدیریت اطلاعات ایجاد کردهاند.
ضرورت EDMS در دنیای امروز
با رشد سریع داده ها و اسناد دیجیتال، چالشهایی مانند پراکندگی اطلاعات در سیستم ها و پلتفرم های مختلف، خطر از دست دادن یا
آسیب دیدن اسناد فیزیکی، دشواری در ردیابی نسخه های مختلف یک سند، نیاز به اشتراک گذاری
سریع و ایمن اسناد و الزامات قانونی برای حفظ اسناد (مانند قوانین مالیاتی یا حریم خصوصی)،
سبب شده اند
سازمانها به دنبال راهکارهایی یکپارچه و خودکار برای مدیریت اسناد باشند.
EDMS با پاسخگویی به این نیازها، نه تنها کارایی فرایندها
را افزایش می دهد، بلکه هزینه ها و خطاهای انسانی را نیز کاهش می دهد.
سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی نه تنها به عنوان یک ابزار ذخیره سازی، بلکه به عنوان ستون فقرات سازمان های
الکترونیک عمل می کنند. این سیستم ها با تبدیل اسناد ایستا به دارایی های پویا و قابل مدیریت، امکان
بهره برداری هوشمندانه
از اطلاعات را فراهم می سازند. در عصری که «دادهها طلای جدید» نامیده می شوند، EDMS به سازمانها کمک می کند تا از این طلا به طور
مؤثر محافظت کرده
و از آن برای خلق
ارزش استفاده کنند.
بایگانی فرآیندی است که برای حفظ، ذخیره سازی و طبقه‌بندی اسناد و اطلاعات در سازمانها استفاده می‌شود. در این فرآیند، بسیاری از اسنادی که دیگر بصورت فعال در سازمان در حال گردش و مورد استفاده نیستند، شماره‌گذاری و در سامانه تگ گذاری شده و در یک فضای مشخص ذخیره میشوند. این‌ها در واقع اسناد راکدی هستند که با هدف امکان دسترسی سریع به آنها در آینده در صورت نیاز، ذخیره میشوند. بنابراین معلوم نیست که چه زمانی ممکن است دوباره به این اسناد احتیاج پیدا شود. بایگانی باید به گونه‌ای انجام شود که در صورت نیاز، اسناد مربوطه به راحتی در دسترس باشند حتی اگر برای مدت زمان طولانی استفاده نشده باشند. به عنوان مثال ممکن است شرایط قانونی باعث شود نیاز باشد به برخی از اسناد و اطلاعات قدیمی دسترسی پیدا کنید. فرآیند بایگانی باعث می‌شود هر زمان که به این اسناد نیاز است بتوانید آنها را مجددا فعال کرده و در سازمان به گردش درآورید.
از مهمترین ویژگیهای این سامانه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- امکان آرشیو الکترونیکی و هوشمند اسناد، مدارک، پرونده ها، کتب، نسخ خطی، تصاویر، نقشه ها، لوح های فشرده در سرفصلهای سلسله مراتبی
- امکان ایجاد مدیریت دسترسی کاربران به تعداد صفحات مختلف یک سند، کتاب، پایان نامه و .... بر اساس دسترسی های تعریف شده در گروه
- امکان آرشیو فیلم ها و صوت های موجود بر روی یک لوح فشرده به تفکیک Track و یا مدت زمان
- پشيبانی از سيستم های شناسايی الکترونيکی (بارکد، RFID، کارت هوشمند و...)
- امکان ثبت بیش از 500 فیلد اطلاعاتی برای هریک از مواد آرشیوی و جستجوی پیشرفته بر روی هریک
- امکان ایجاد کتابحانه های مختلف الکترونیکی، پادکست و...
- سیستم سطوح دسترسی پیشرفته به منظور کنترل دسترسی به موارد آرشیو شده
- پشتیبانی از آرشیو اطلاعات بر روی سیستم های پیشرفته ذخیره اطلاعات
- قابليت تعريف انواع پرونده‌هاي موجود در سازمان مانند پرسنلي، حقوقي، تسهيلاتي، دارایی های دانشی و ...
- تعيين عمر اسناد و قابليت اخذ گزارشات امحاء
- تعيين وضعيت اسناد بر حسب جاري، نيمه راكد، راكد و امحايي بصورت هوشمند
- تعريف طبقه‌بندي عمر اسناد طبق استانداردهاي سازمان ملي اسناد كشور
- مدیریت محتوی اسناد و نگهداری آنان با ساختار Pdf
- قابلیت جداسازی صفحات فایل Pdf و ایجاد نسخه جدید با توجه به سطح دسترسی فرد به انواع اسناد موجود در فایل
- امکان تعریف گروههای دسترسی متفاوت به اسنادی مانند پایان نامه. بطور مثال افراد در گروههای متفاوت بتوانند تعداد صفحات مشخصی از هر سند را رویت یا دانلود نمایند.
- امکان ایجاد دسترسی های فقط دیدنی به افراد و عدم امکان دانلود یا پرینت در این حالت
- امکان تعریف اسناد الزامی در یک پرونده و شناسایی اتوماتیک پرونده های ناقص و یا دارای کسری مدرک
- وجود دقت و سرعت جستجوی بسیار بالا
- امکان اتصال به تمامی سامانه ها با استفاده از تکنولوژی سرویس گرایی
- امکان حیطه بندی دسترسی به اطلاعات سازمانی بر اساس پست سازمانی افراد
- کاملا مبتنی بر وب و با قابلیت دسترسی سریع، آسان و کنترل شده به محتوای پرونده ها و اسناد در هر لحظه و هرمکان
- امکان دسترسی همزمان افراد به یک پرونده و سند
- امکان دسته بندی یک سند در سرفصل های مختلف
- امکان تعریف کارتابل برای افراد
- امکان ایجاد دسترسی افزودن و یا برداشتن برخی اسناد مانند فیش حقوقی، احکام استخدامی، مدارک هویتی توسط کاربران و صاحبان سند
- امکان مدیریت هوشمند، سریع و آسان نواقص پرونده‌های پرسنلی
- امکان ایجاد چندین بایگانی سازمانی
- امکان ایجاد دسترسی‌های فقط خواندنی برای برخی کاربران سامانه
- امکان افزودن همزمان یک سند به پرونده گروهی از کاربران
- امکان پرینت یا نمایش سندی خاص از پرونده تمامی کاربران یا گروههای کاربری مشخص شده
برای مشاهده لیست کامل محصولات ما اینجا را کلیک کنید
